Pekeliling manual prosedur kerja

Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Kepentingannya amat ketara sekali terutama bagi aktiviti-aktiviti seperti memproses permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan pelaksanaan projek-projek pembangunan, persediaan sebelum mengadakan mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, latihan dan perancangan kemajuan kerjaya.

Checklist perlu disediakan kerana ia:. Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas. Contoh checklist adalah seperti di Rajah 20 , Rajah 21 dan Rajah Senarai borang-borang dalam FM adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya. Contoh senarai borang bagi pegawai yang bertugas di Bahagian Permohonan Kad Pengenalan adalah seperti berikut:.

S enarai Undang-Undang Dan Peraturan Yang Diperlukan Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam FM adalah petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai.

Hanya arahan-arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM. Senarai undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia:. Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan.

Cara menyediakan senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut:. Kandungkanpetikan daripada perundangan dan peraturan tersebut yang mana mempunyai kaitan dengan jawatanjawatan berkenaan. Contoh senarai undang-undang dan peraturan-peraturan adalah seperti di Rajah 23 dan Rajah S enarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan.

Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan. Tujuan menyenaraikan jawatankuasa-jawatankuasa ini ialah supaya pegawai berkenaan mengetahui jawatankuasa- jawatankuasa yang dianggotainya dan membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa jawatankuasa tersebut.

Senarai ini juga membolehkan pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahui jawatankuasajawatankuasa yang perlu dianggotainya. Di dalam senarai tersebut perlu dicatit nama, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan sama ada Pengerusi, Setiausaha, Ahli Tetap, Ahli Turut Hadir, Ahli Jemputan dan lain-lain.

N orma Kerja Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakantugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ia Juga menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja.

Melalui pembaikan dalam persekitaran kerja, sama ada penggunaan teknologi baru, latihan staf dan lain-lain motivasi bekerja, norma kerja boleh diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah dijalankan. Norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesllapan bekerja.

Bagi mewujudkan norma kerja, langkah-langkah berikut boleh diikuti:. Jika belum ada norma kerja diwujudkan dari sumber-sumber lain,jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan. Contoh norma kerja adalah seperti di Rajah S enarai Tugas Harian Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk.

Senarai tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-tindakan penting lebih awal. Dengan itu dapat menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan. Senarai tugas harian boleh disediakan sama ada di sebelah petang selepas waktu pejabat ataupun sewaktu mula bekerja di sebelah pagi.

Tandakan mana-mana tindakan yang telah selesai dan catitkan alasan bagi tindakan yang memerlukan tindakan susulan atau tertangguh. Penggunaan senarai tugas harian boleh diselaraskan dengan keperluan seseorang pegawai iaitu boleh disediakan secara mingguan atau bulanan.

Ada juga jenis jawatan yang hanya sesuai menggunakan checklist sebagai panduan dalam perancangan kerja mereka. Dengan itu senarai tugas harian tidak akan digunakan. Contoh format senarai tugas harian adalah seperti di Rajah Penglibatan pengurusan atasan amat diperlukan dalam penyediaan kedua-dua buku ini. Bagi menyediakan kandungan MPK, langkah-langkah berikut perlu dilaksanakan:. Bagi menyediakan kandungan FM, langkah-langkah berikut perlu dilaksanakan:.

Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja. Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi berikutan dari perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru.

Panduan ini telah menggariskan kepentingan menyediakan MPK dan FM serta perkara-perkara yang perlu dikandungkan ke dalam kedua-dua buku ini. Adalah diharapkan dengan panduan ini, penyediaan MPK dan FM dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Tarikh Kuatkuasa Panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.

Hasil-hasil pertanian yang dipertanggungjawabkan kepada FAMA adalah luas, meliputi hampir kesemua hasil pertanian yang dikeluarkan oleh petani-petani kecuali padi, getah, kelapa sawit, tembakau, nenas dan ikan laut. Jawatan Proses Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan.

Jika tiada dalam Kontrak Pusat tandatangani Kontrak penyelenggaraan Dapatkan kos bagi membaiki mesin berkenaan sari syarikat yang menjalankan pembaikan. Keluarkan Pesanan Kerajaan kepada syarikat berkenaan. Terima pesanan Kerajaan dan invois dari syarikat pembaikan dan pastikan: Kerja-kerja pembaikan telah dijalankan dengan sempurna.

Sahkan invois dan kembalikan kepada syarikat berkenaan. See our User Agreement and Privacy Policy. See our Privacy Policy and User Agreement for details. Create your free account to read unlimited documents. The SlideShare family just got bigger. Home Explore Login Signup. Successfully reported this slideshow. We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime. Next SlideShares.

You are reading a preview. Create your free account to continue reading. Sign Up. Upcoming SlideShare. What to Upload to SlideShare. Embed Size px. Start on. Show related SlideShares at end. WordPress Shortcode. Share Email. Top clipped slide. Download Now Download Download to read offline. Nurul Fahizha Fahimi Follow. Untuk tujuan ini FM dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari.

Rangkaian prosedur dan senarai semak checklist yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam FM.

FM adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas.

Didapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk. Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawaipegawai lama.

Dengan yang demikian terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaan ini melambatkan penyelesaian ke atas sesuatu tugas.

MPK dan FM mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini adalah seperti dalam Rajah 2. Sementara fokus utama FM adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran; Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri; Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan Menambahkan saluran pasaran Hasil-hasil pertanian yang dipertanggungjawabkan kepada FAMA adalah luas, meliputi hampir kesemua hasil pertanian yang dikeluarkan oleh petani-petani kecuali padi, getah, kelapa sawit, tembakau, nenas dan ikan laut.

Misalnya, Bahagian Perkhidmatan biasanya hanya melaksanakan urusan- urusan yang berkaitan dengan hal-hal perkhidmatan sahaja, manakala Bahagian Gaji pula hanya menjalankan urusan-urusan yang berhubung dengan gaji. Peringkat-peringkat hierarki ini akan dapat membantu mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja-kerja yang ditetapkan. Dengan mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses membuat keputusan boleh dipercepatkan.

Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. Proses kerja yang jelas dapat: a. Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut: a. Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja; b. Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut; c.

Mula dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses; dan d. Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah- langkah yang berkenaan. Carta Aliran Kerja Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakantindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas.

Carta aliran memberikan kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing. Selain daripada itu carta aliran juga dapat menunjukkan dimana berlaku kelewatan, 'bottleneck' dan kerja berulang-ulang. Ia juga dapat menunjukkan gambaran menyeluruh mengenai aktiviti yang dilakukan. Simbol-simbol tertentu digunakan dalam carta aliran. Carta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan proses kerja.

Langkahlangkah bagi penyediaan carta aliran kerja adalah seperti berikut: a. Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat; b. Sediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti tersebut; dan c. Gunakan simbol-simbol carta aliran yang ditetapkan. Contoh carta aliran adalah seperti di Rajah 7. Borang Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. Borang digunakan untuk: 1. Menyimpan dan merekodkan maklumat; Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik; Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan.

Dengan adanya contoh-contoh borang yang digunakan, tujuan berikut dapat dicapai: 1. Bagi menyediakan kandungan MPK, langkahlangkah berikut perlu dilaksanakan: a. Explore Audiobooks. Bestsellers Editors' Picks All audiobooks. Explore Magazines. Editors' Picks All magazines. Explore Podcasts All podcasts. Difficulty Beginner Intermediate Advanced. Explore Documents. Uploaded by Mohamad Shuhmy Shuib. Did you find this document useful? Is this content inappropriate?